Organización de Eventos Corporativos en Valencia: 8 Tips Para Administrar los Gastos

En el mundo de los eventos corporativos, los costes descontrolados pueden ser un problema. Desplazamientos innecesarios, gastos de última hora que disparan el presupuesto… ¿Te resulta familiar?

Tanto si estás organizando un team building para estrechar lazos, un curso para potenciar las habilidades de tu equipo o una convención para reunir al equipo de ventas, estos consejos te ayudarán a mantener los gastos bajo control y celebrar un evento memorable sin sorpresas desagradables en la factura final.

Eventos corporativos en Valencia: 8 tips para el éxito

Como profesional en Valencia, seguro que sabes que organizar eventos corporativos es fundamental para el éxito de tu empresa. Pero también sabrás que puede ser un proceso complejo y costoso, si no se gestiona de manera eficiente.

¡No te preocupes! En este artículo te presentamos 8 tips prácticos para que administres los gastos de tus eventos corporativos, ahorrando dinero sin sacrificar la calidad de la experiencia.

1. Planificación: la reina del ahorro

La organización es la mejor aliada para evitar despilfarros. Imagina que estás organizando un congreso desde hace meses. Todo parece estar controlado, pero resulta que el lugar tenía capacidad insuficiente. Podrías tener problemas con los inscritos, insatisfacción y alguna queja. Esto afecta no solo al éxito del evento, sino también a la reputación de la empresa. Por lo tanto, no es un tema menor planificar todo con detalle desde el principio.

Define con claridad todos los aspectos antes de pasar a la acción:

• ¿Qué quieres lograr con este evento?
• ¿Tiene que ser pronto o no necesariamente?
• ¿Cuánto dinero estás dispuesto a invertir en el evento?
• ¿Cuántas personas van a asistir?
• ¿Será una conferencia, un taller, una cena de gala, una feria comercial?
• ¿Necesitas personal de apoyo, equipos audiovisuales, etc.?

Cuanto más detallado sea tu plan, menos imprevistos te sorprenderán.

Además, ten en cuenta que una planificación a tiempo puede suponer importantes ahorros. Por ejemplo, muchos hoteles que alquilan salas para convenciones o empresas de transporte tienen tarifas reducidas si reservas con antelación.

2. Presupuesto: tu brújula financiera

Una vez definidos los puntos clave del evento, elabora un presupuesto detallado. Recuerda incluir todos los gastos seguros y también los potenciales. Ten en cuenta que puede haber desviaciones, así que es fundamental incorporarlas en tu planificación.

Para llevar un buen control de gastos, muchas empresas cuentan con herramientas específicas. Si no tienes un ERP para gestionar tus finanzas, te recomendamos Holded. Es una solución en la nube, intuitiva y muy completa. Puede ser un gran apoyo para organizar tus próximos eventos de empresa y para el día a día. Para empezar, te servirá para emitir y soportar todas las facturas del evento corporativo.

Para elaborar tu presupuesto, asigna una partida concreta para cada categoría de gastos:

• Alquiler del espacio
• Catering
• Transporte
• Alojamiento
• Ponentes y speakers
• Marketing y promociones
• Equipos informáticos
• Personal de gestión del evento
• Permisos y seguros

¿Se te escapa algún tema más? Es posible que te preguntes si tal vez te has dejado algún aspecto importante. Por eso conviene siempre reservar un fondo de contingencia para imprevistos. Así, cualquier desviación del presupuesto que pueda surgir, se podrá afrontar con margen de maniobra.

También puedes utilizar herramientas de gestión de gastos, pues pueden ser de gran ayuda. Al final, la tecnología puede ahorrar mucho tiempo, como veremos en otro punto más adelante.

Para terminar, recuerda revisar el presupuesto regularmente. Conforme vayas avanzando en la organización y comience el evento, asegúrate de que sigues lo previsto. De lo contrario, podría ser necesario tomar alguna decisión de cambios sobre la marcha, si tienes algún margen de modificar algunos detalles.

3. Compara precios y negocia con proveedores

No reserves el primer hotel que encuentres. Compara precios en diferentes plataformas online, contacta con varios proveedores y negocia tarifas especiales para grupos. Incluso puedes plantearte organizar el evento en temporada baja para obtener mejores descuentos.

Puedes hacer lo mismo con el catering, los desplazamientos y todos los demás aspectos del evento corporativo.

También ten en cuenta que hay empresas de eventos en Valencia que tienen alianzas con partners. Este tipo de agencias suelen contar con ventajas exclusivas. Como se dedican a este tipo de actividades, pueden ofrecer algunos beneficios extra. Puede que tengan descuentos especiales o tarifas preferenciales.

Consulta e infórmate, porque podría ser una excelente forma de reducir costes, sobre todo a largo plazo, si organizas eventos de manera habitual y te conviene tener a un buen aliado.

4. Elige un lugar adecuado para el evento corporativo

La elección del lugar puede ser un gran agujero en tu bolsillo. No te centres solo en que sea un lugar bonito, con buenas vistas. Organizar un evento corporativo en Valencia con estilo es fácil, pero la clave es lograrlo siendo eficiente.

Considera factores como estos:

• La capacidad del espacio
• La ubicación
• Las instalaciones
• Los servicios disponibles
• Accesibilidad
• Permisos y regulaciones
• Posibilidades de expansión
• Costes adicionales no previstos

También deberás tener en cuenta cualquier otro aspecto de tu evento en particular. Por ejemplo, si haces un team building y vas a organizar un escape room en Valencia, lo ideal es que intentes que todo sea en la misma zona, para ahorrar en desplazamientos.

Busca opciones que se ajusten a tus necesidades y presupuesto. Además, ten presente que algunos lugares pueden cobrar cargos adicionales. Por ejemplo, revisa si el presupuesto incluye costes de limpieza y seguridad.

5. Controla los gastos de catering

El catering puede ser un dolor de cabeza, ¡pero no tiene que serlo! Establece un menú con opciones variadas y que se ajuste a tu presupuesto. No es necesario el despilfarro en este sentido. A veces es mejor centrarse en algo más concreto y limitado, pero mejor.

Además, es importante el tema del servicio de catering. Decide si quieres ofrecer un servicio de buffet, mesa o de catering individual. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, así que elige la que mejor se adapte a tu bolsillo y necesidades.

Asegúrate de encontrar una solución lo más eficiente posible. Algunas veces el problema es que el gasto se va en aspectos que tienen menos impacto en los asistentes.

Considera la posibilidad de ofrecer opciones vegetarianas o veganas, así como alternativas para personas con alergias o intolerancias alimentarias.

6. Tecnología: tu aliada de la eficiencia

¡Utiliza la tecnología a tu favor! Existen plataformas online que te permiten automatizar muchos procesos.

Estas son algunas de las tareas que puedes delegar en soluciones digitales:

• Gestionar las inscripciones de los asistentes
• Pedir a los invitados que elijan entre opciones de menú
• Enviar recordatorios de asistencia
• Mandar billetes de tren, avión u otros
• Recopilar feedback después del evento
• Manejar los tickets y facturas de gastos de empresa

Todo esto te ahorrará tiempo y dinero en llamadas telefónicas, correos electrónicos y papeleo. Sin duda, el coste del personal en organizar y gestionar todo el evento debe ser contemplado en el presupuesto.

Al fin y al cabo, si logras minimizar este aspecto, también lo notará la empresa en la cuenta de resultados.

7. Evalúa el retorno de la inversión

Una vez finalizado el evento, es importante evaluar el retorno de la inversión (ROI). Así puedes analizar si se han cumplido los objetivos establecidos y si el evento ha sido rentable.

Por ejemplo, ¿ha habido algún gasto imprevisto que no calculaste? Anotarlo te ayudará a que la próxima vez puedas estimar mejor los costes.

Además, siempre es conveniente analizar los beneficios de la actividad. Puedes enviar una encuesta de satisfacción para ello. No solo se trata de gastar menos, sino de conseguir más beneficios.

8. Apóyate en expertos en organizar eventos

¿Te sientes abrumado con tanto por hacer? Si no dispones del tiempo o los recursos necesarios para organizar el evento por tu cuenta, delega. No dudes en buscar ayuda profesional, y así te aseguras de conseguir un evento excelente.

Hay empresas especializadas en la organización de eventos corporativos que pueden ayudarte a gestionarlo todo. Lo importante es que te enfoques en transmitirles que necesitas un presupuesto ajustado.

Por suerte, este tipo de empresas ya están acostumbradas a los eventos corporativos y saben calcular con precisión lo necesario.
Conclusión

Como ves, hay muchas formas creativas de reducir gastos en los eventos de empresa. Además, con un poco de estrategia y planificación, puedes reducir significativamente tu presupuesto.

Recuerda: es importante revisar los gastos de principio a fin. No basta con organizarse y después olvidarse. Necesitarás un monitoreo constante para confirmar que sigues dentro del presupuesto marcado.

Una vez dicho esto, no dejes de soñar a lo grande y de buscar la experiencia más impactante. Cuanto mejor te planifiques, más margen tendrás. Así podrás conseguir un buen resultado calidad-precio. Al fin y al cabo, se trata de crear eventos memorables.

¡Mucho éxito y que tus próximos eventos empresariales sean inolvidables para tus asistentes y no para tu bolsillo!

Beatriz Ariza Rossy
Escritora y experta en marketing freelance
Combina su trabajo knowmad con una vida tranquila en plena naturaleza.